營運管理
2022/07/28

【商益書摘】下屬總是搞不清楚輕重緩急?日本經理人分享高效帶人方法

下屬的工作順序很奇怪,無法改變被截止日追著跑的狀況嗎?吉田幸弘建議以「成果」與「實現程度」為基準,不把重要工作留到最後。

商益書摘
Photo Credit:商周出版

本文內容出自商周出版《主管這樣說,下屬一定做得到:「換句話說」,讓下屬聽得懂,還能做更好的 39 個高效帶人話術》(どう伝えればわかってもらえるのか ? 部下に届く 言葉がけの正解),作者吉田幸弘是 Refresh Communications 公司代表,專精人材培育、團隊建立、營收改善方法,為經營者、中間管理階級提供諮詢顧問,累計學員超過三萬名。

每一個人的業務量越來越多,再加上工作方式改革的影響,必須在短時間內做出成果。工作量增加,但花在工作上的時間卻變少了,所以當然必須有效運用時間。提升做事效率是必要的,但就算效率提升了,要想在上班時間內消化完所有工作,應該還是不容易的事。

所以重要的就是「排定工作優先順序」。

一般人難免想先做截止日迫在眉睫的工作。可是這種做事方法只會讓人永遠被截止日追著跑,沒空去做沒有截止日,但會影響成果的工作(明年度主力顧客的比稿準備或官網改版等),也無法挪出完整的時間來處理必要工作。歸根究柢,問題出在不知如何排定工作的優先順序。

下屬不懂如何判斷重要性

排定工作優先順序時常用的方法,就是《與成功有約》(史蒂芬‧柯維著)中,以「重要性」和「緊急程度」這兩軸分出四個象限的方法。

  1. 很重要也很緊急的工作
  2. 很重要但不緊急的工作
  3. 不重要但很緊急的工作
  4. 不重要也不緊急的工作

首先應該重視重要性,來排定優先順序。當然「1. 很重要也很緊急的工作」的工作最重要。其次則是常被放到後面才處理的「2. 很重要但不緊急的工作」。因為隨著時間流逝,這會變成「1. 很重要又很緊急的工作」,先處理掉比較好。

假設下一期的商品陣容必須在十一月前完成。這項工作在七月時還位於「2」的象限,但到了九月就會變成「1. 很重要也很緊急的工作」。

大多數領導人常對下屬說:「要看清什麼事重要」、「不要被急件打亂工作安排」、「做事必須行有餘力」。然而下屬並不像領導人所想,能順利排定優先順序。因此常發生領導人覺得重要的工作,卻被下屬放在後面。

這是因為領導人和下屬之間有認知差異,對工作的投入程度和重要與否的判斷因人而異,重不重要很容易搞錯。所以會發生領導人覺得「很重要也很緊急的工作」,卻被下屬放到後面處理。
我以為「重要性」的概念太抽象,很難作為判斷的主軸。

引導部屬掌握工作的優先順序

所以我建議大家以「成果」和「實現程度」這兩個觀點,將重要性基準分成四大象限,然後將工作分類,排定以下的優先順序:

  1. 成果大且實現程度高的工作
  2. 成果大但實現程度低的工作
  3. 成果小但實現程度高的工作
  4. 成果小且實現程度低的工作

首先以成果大小為基準決定優先順序。營收一百萬日圓和兩千萬日圓的工作,當然是後者比較重要。領導人制定明確的基準,並告訴下屬「能否創造營收?能否減少成本?用數字來判斷。」就算不套用到四個象限,下屬也知道應以什麼工作為優先。

當然也不能忘記「實現程度」。迫在眉睫、無法確保必要人員的工作,可能就要考慮延後處理或放棄。最後下屬排定優先順序的方法終於獲得改善。

但如果只是告訴下屬「做這個、做那個」,下屬只會聽令行事,變成一個口令一個動作的人。和下屬相處時,還是必須留下某種程度讓他們自行思考的空間。

提供成果與實現程度的基準後,「很重要也很緊急的工作」就不再被排到後面,工作也更有效率了。

此外,下屬也不再因為重要的工作太晚做,而只能七手八腳地趕出品質低落的成品。而且因為下屬可以確實排定優先順序,得以優先推動雖然不緊急但很重要的工作,也更容易做出成果。

本節重點

領導人和下屬對於工作重要與否的認知可能不同,讓下屬用「成果大小」及「實現可能性」來思考。

 

責任編輯:陳涵書 
 

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原始出處:

吉田幸弘:《主管這樣說,下屬一定做得到:「換句話說」,讓下屬聽得懂,還能做更好的39個高效帶人話術》

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