個人與家庭理財最常被忽略的一件事：財務文件管理
之前在「財務健檢清單」這篇文章裡列出了 10 項檢核清單，其中一項是「重要財務文件管理」，能在需要的時候輕易調閱檢視，就是擁有好的財務文件管理系統了。
在了解個人與家庭的理財管理三步驟之後，把錢管好還有一個重點，那就是妥善整理各種帳單、稅單、重要文件等，建立自己的財務文件管理系統。之前在「財務健檢清單」這篇文章裡列出了 10 項檢核清單，其中一項是「重要財務文件管理」，能在需要的時候輕易調閱檢視，就是擁有好的財務文件管理系統了。
Q：為什麼要建立財務文件管理系統？
為什麼把個人／家庭財務文件系統建立好有助於金錢管理呢？每天消費拿到的發票、收據，每月收到的信用卡帳單，每年定期收到的稅單跟保單繳款單據，這些文件忠實紀錄我們的財務活動。
短期而言，帳單能幫助我們管理每日、每月的消費活動，報稅時要抵稅有所憑據等。以中、長期的眼光來看，財務文件幫助我們檢視理財進度，規劃未來的目標，也能在關鍵時刻有足夠資訊盤點資源，除了應付眼前與未來的支出之外，也能做出有益的投資決定。
Q：重要財務文件如何分類？
薪資單、定存單、銀行對帳單、信用卡帳單、稅單…這麼多財務文件該怎麼分類才好呢？最基本的方式是依照文件類型來分類，建議如下：
- 財務管理類
- 個人／家庭資產負債表
- 個人／家庭現金流量表
- 個人／家庭預算計畫表
- 財務目標與計畫清單
- 稅務紀錄類
- 薪資單
- 所得扣繳憑單
- 綜所稅減除、扣除額相關憑據
- 繳稅收執聯
- 退稅紀錄
- 銀行帳務紀錄類
- 銀行存簿
- 定期存單
- 銀行對帳單
- 銀行帳號密碼清單
- 銀行保險箱鑰匙
- 信用紀錄類
- 信用卡帳單
- 信用卡申請紀錄
- 信用卡持有清單（信用卡號碼、發卡銀行資訊）
- 消費紀錄類
- 重大消費收據
- 各種物品使用說明書
- 汽車登記紀錄
- 汽車所有權狀
- 汽車維修紀錄
- 房屋紀錄類
- 房屋租約
- 房契、地契、所有權狀
- 房屋維修收據
- 房屋抵押貸款單據
- 保險紀錄類
- 保單正本
- 保單影本
- 保費收據
- 醫療紀錄
- 投資紀錄類
- 券商開戶紀錄
- 股票、基金、ETF 交易紀錄
- 股利股息領取紀錄
- 退休與身後事類
- 退休帳戶資訊
- 信託紀錄
- 遺囑
- 財產資訊
依照以上類別分類後，則可按照日期來分類（例如年、季、月），因此能在需要的時候隨時且隨手找到文件。已經過期或失效的文件，則要定期安排時間清理，節省收存的空間。
Q：哪些財務文件適合電子化？
資產負債表、現金流量表、預算計畫表、投資紀錄等文件，很適合用 Excel 表格來紀錄一段時間內資產的變化，電子化的優點是方便搜尋檢索，文件標題要包含關鍵字跟年度方便查找。當然，電子化也有檔案外流的風險，因此需要將重要電子文件加密保存。
核稿編輯：李柏鋒
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延伸閱讀：
如何做好理財規劃？步驟一：製作個人／家庭的財務報表（資產負債表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟二：了解個人／家庭的現金流向（現金流量表Excel檔下載）
如何做好理財規劃？步驟三：寫下「做得到的」預算編列（預算表範例Excel檔下載）
