混合式工作如何提高效率、建立團隊向心力？
混合式工作（Hybrid）的好處在於時間彈性，可以自由運用，缺點很明顯，面對面 5 分鐘可以講完，往往演變成一封耗時 30 分鐘的 E-mail。本文作者分享遠距工作心得，幫助團隊提高溝通與工作效率，同建立團隊的互信與向心力。
本文來自 Kt Huang，商益獲授權轉載。
過去七年的時間，我進辦公室工作的時間不超過 1/3。除了拜訪客戶，更多時間都花在咖啡店、床上、廁所等地方工作，也就是混合式工作（Hybrid Work）的狀態。 這樣的工作好處在於時間彈性，可以自由運用，必要時可以在家邊帶小孩邊工作，或優先處理家中的緊急事項，節省的通勤時間可以拿來運動、工作、看書等等。
缺點也很明顯，面對面 5 分鐘可以講完，會議室 15 分鐘討論可以解決的事，往往演變成 30~60 分鐘的電話會議，或一封耗時 30 分鐘的 E-mail。像是邊帶小孩邊工作，也可能是邊工作邊被小孩干擾。
管理也是一個問題。與團隊成員長時間遠距工作，除了不容易熟悉彼此，也比較難凝聚團隊戰力。雖然有利有弊，習慣混合式工作的我，當然不願意回到朝九晚五，一周五天的辦公室生活。
因此我可以理解當 Google、Apple、Amazon 等美國公司，開始要求員工回到辦公室工作的時候，員工反彈的心情。
員工想在家辦公，公司希望員工回辦公室
根據 Quartz at Work 的調查，只有 49% 的員工認為公司會要求員工回到一週五天的辦公室生活，40% 的員工每周至少遠距工作一天，並認為如果公司要求每天都要進公司工作，會開始找新工作。
Elon Musk 要求 Tesla 員工回公司工作，否則就準備辭職走人，JPMorgan 執行長 Jamie Dimon、高盛證券的 David Solomon 都表態希望員工回到辦公室。根據統計，有超過 50% 的公司希望員工能回到辦公室工作。背後的原因可能是因為工作需要，也可能是管理方便，更有可能是對員工自律能力的不信任。
如果用舊思維方式，把工時當作績效的指標，自然就會拒絕遠距工作，抵抗遠距工作的趨勢。
遠距工作有很多書籍討論，大多情況下我會花心思在這三件事情：團隊關係建立、溝通協調、時間管理與工作設定。
1. 團隊關係建立
在辦公室當中，我們會在茶水間、會議室、餐廳或公司大廳碰到同事，自然而然地產生互動。但遠距工作不會有這些不經意的會面，因此必須刻意舉辦活動，建立關係與連結，使得團隊成員增加認同感。
我最常安排的是同時休息或衝刺工作。有一段時間，我會每週一次，與團隊成員線上吃午餐。聊聊近況、家人，或者討論最近做了甚麼運動、看了甚麼影集。
印象最深刻的一次，是我人在紐約，買了紅酒、洋芋片跟起司當宵夜，台灣跟中國的同事則吃午餐。大家七嘴八舌討論台灣與深圳、上海的午餐要多少錢，平常都吃些甚麼等等。
還有一次，則是為了趕年底 Sales review，預訂 3 個小時線上會議。先花 15 分鐘解釋報告內容，9 個成員同時在電腦前做資料，有問題相互討論。這些虛擬的活動，讓人有一起工作、一起吃飯，一起罵老闆的感覺。讓我跟當時的團隊成員，至今仍維持良好的關係。
跟這類有關的新創很多，只要是 Vitual activity，甚至 Zoom 或 Teams 這類的會議軟體都能提供這樣的服務。我最近喜歡用的是 Gather，建立自己的空間，大家可以自行來來去去。
2. 溝通協調
遠距工作最大的麻煩，就是會多花費很多時間在溝通上。面對面溝通效率最高，但遠距工作不容易達成。所以我傾向優先電話溝通，其次才是 E-mail 或者通訊軟體傳文字訊息。
- 文字溝通
文字的好處是有組織過，較有系統性，但缺點則是缺乏情感。所以如果是通訊軟體，我比較喜歡加 「請」、「謝謝」、「不好意思」，或者在語尾加上表情符號的人。因為這多半表示這些人較有同理心，也較好相處。最常犯的錯誤，就是為了精簡字句，反而讓傳出的訊息更冷冰冰。如果你能讓傳出去的訊息有 10% 是用來表達情緒和表情的，溝通上會更融洽。
情境一：詢問同事對客戶報價後的結果？
Ａ：「你有詢問客戶報價的反應？」
Ｂ：「Hi Sam, 請問你向客戶 X 報價後，客戶有什麼回應嗎？」
情境二：請 FAE 提供產品規格書
Ａ：「你有產品 Y 的規格書？能寄給我？」
Ｂ：「Hi Sam, 請問你有產品 Y 的規格書嗎？能否先寄給我？我想了解一下，以便明天跟客戶討論。謝謝你喔！」
情境三：採購向供應商追某個問題的回覆
Ａ：Hi Kim, It's been a while. Any feedback?
Ｂ：Hi Kim, It's been a week since our last discussion. I would like to know opinion from your team and understand the work around. This is urgent, please reply asap. Thanks.
很多人的溝通方式都像 A，簡單直接，但可能會給對方有一種被冒犯的感覺，尤其是你並不是對方主管，更不適合用這樣的語氣，其實連主管都應該避免。
- E-mail 與電話
打電話則是另一個問題。現在很習慣 E-mail 或通訊軟體聯繫，通常我會先禮貌性地詢問，或告知對方有電話討論的必要性，再打電話過去。
我：「 Hi Sam, 現在方便嗎？我有個產品規格的問題，文字不太好說明，想跟你電話討論。」
如果是內容很長的 E-mail，我通常都會搭配打電話。解釋想法，澄清疑慮，減少誤會。
3. 時間管理與工作設定
遠距工作最大的好處就是彈性，但有時會產生反效果，拉長工作時數，造成壓力或緊張。例如家人或朋友的事件打亂工作節奏，影響到工作效率；也有可能想說吃完晚餐，跟同事打電話討論兩三件事情就好。一不注意就多工作了 1~2 個小時。
為了解決這個問題，我每天早上跟下午各收一次 E-mail，回覆重要信件或交代工作，其他時間不看信。除了必要的會議，每周都要有 2~3 個時段（每次約 2~3 個小時）完全空白，專心處理重要事情。
我也會建議團隊成員這樣安排工作。甚至要求大家把相同時段空下來，幫助大家專注於工作，專注於團隊交流。
每個人的時間都很珍貴，幫助他完成工作、建立連結，工作效率就會增加，團隊也就容易有凝聚力。
結語
其實越想在家工作，那麼就更應該要展現出在家工作的確有更好的效率。畢竟兩年過去，如果員工在家更有效率，企業何必搬石頭砸自己的腳，叫大家回辦公室呢？
核稿編輯：陳涵書
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