營運管理
2022/06/21

混合式工作如何提高效率、建立團隊向心力?

混合式工作(Hybrid)的好處在於時間彈性,可以自由運用,缺點很明顯,面對面 5 分鐘可以講完,往往演變成一封耗時 30 分鐘的 E-mail。本文作者分享遠距工作心得,幫助團隊提高溝通與工作效率,同建立團隊的互信與向心力。

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Photo Credit:Shutterstock / TPG Images

本文來自 Kt Huang,商益獲授權轉載。

過去七年的時間,我進辦公室工作的時間不超過 1/3。除了拜訪客戶,更多時間都花在咖啡店、床上、廁所等地方工作,也就是混合式工作(Hybrid Work)的狀態。 這樣的工作好處在於時間彈性,可以自由運用,必要時可以在家邊帶小孩邊工作,或優先處理家中的緊急事項,節省的通勤時間可以拿來運動、工作、看書等等。

缺點也很明顯,面對面 5 分鐘可以講完,會議室 15 分鐘討論可以解決的事,往往演變成 30~60 分鐘的電話會議,或一封耗時 30 分鐘的 E-mail。像是邊帶小孩邊工作,也可能是邊工作邊被小孩干擾。

管理也是一個問題。與團隊成員長時間遠距工作,除了不容易熟悉彼此,也比較難凝聚團隊戰力。雖然有利有弊,習慣混合式工作的我,當然不願意回到朝九晚五,一周五天的辦公室生活。
因此我可以理解當 Google、Apple、Amazon 等美國公司,開始要求員工回到辦公室工作的時候,員工反彈的心情。

員工想在家辦公,公司希望員工回辦公室 

根據 Quartz at Work 的調查,只有 49% 的員工認為公司會要求員工回到一週五天的辦公室生活,40% 的員工每周至少遠距工作一天,並認為如果公司要求每天都要進公司工作,會開始找新工作。

Elon Musk 要求 Tesla 員工回公司工作,否則就準備辭職走人,JPMorgan 執行長 Jamie Dimon、高盛證券的 David Solomon 都表態希望員工回到辦公室。根據統計,有超過 50% 的公司希望員工能回到辦公室工作。背後的原因可能是因為工作需要,也可能是管理方便,更有可能是對員工自律能力的不信任。

如果用舊思維方式,把工時當作績效的指標,自然就會拒絕遠距工作,抵抗遠距工作的趨勢。
遠距工作有很多書籍討論,大多情況下我會花心思在這三件事情:團隊關係建立、溝通協調、時間管理與工作設定。

1. 團隊關係建立

在辦公室當中,我們會在茶水間、會議室、餐廳或公司大廳碰到同事,自然而然地產生互動。但遠距工作不會有這些不經意的會面,因此必須刻意舉辦活動,建立關係與連結,使得團隊成員增加認同感。

我最常安排的是同時休息或衝刺工作。有一段時間,我會每週一次,與團隊成員線上吃午餐。聊聊近況、家人,或者討論最近做了甚麼運動、看了甚麼影集。

印象最深刻的一次,是我人在紐約,買了紅酒、洋芋片跟起司當宵夜,台灣跟中國的同事則吃午餐。大家七嘴八舌討論台灣與深圳、上海的午餐要多少錢,平常都吃些甚麼等等。

還有一次,則是為了趕年底 Sales review,預訂 3 個小時線上會議。先花 15 分鐘解釋報告內容,9 個成員同時在電腦前做資料,有問題相互討論。這些虛擬的活動,讓人有一起工作、一起吃飯,一起罵老闆的感覺。讓我跟當時的團隊成員,至今仍維持良好的關係。

跟這類有關的新創很多,只要是 Vitual activity,甚至 Zoom 或 Teams 這類的會議軟體都能提供這樣的服務。我最近喜歡用的是 Gather,建立自己的空間,大家可以自行來來去去。

2. 溝通協調

遠距工作最大的麻煩,就是會多花費很多時間在溝通上。面對面溝通效率最高,但遠距工作不容易達成。所以我傾向優先電話溝通,其次才是 E-mail 或者通訊軟體傳文字訊息。

  • 文字溝通

文字的好處是有組織過,較有系統性,但缺點則是缺乏情感。所以如果是通訊軟體,我比較喜歡加 「請」、「謝謝」、「不好意思」,或者在語尾加上表情符號的人。因為這多半表示這些人較有同理心,也較好相處。最常犯的錯誤,就是為了精簡字句,反而讓傳出的訊息更冷冰冰。如果你能讓傳出去的訊息有 10% 是用來表達情緒和表情的,溝通上會更融洽。

情境一:詢問同事對客戶報價後的結果?
A:「你有詢問客戶報價的反應?」
B:「Hi Sam, 請問你向客戶 X 報價後,客戶有什麼回應嗎?」


情境二:請 FAE 提供產品規格書
A:「你有產品 Y 的規格書?能寄給我?」
B:「Hi Sam, 請問你有產品 Y 的規格書嗎?能否先寄給我?我想了解一下,以便明天跟客戶討論。謝謝你喔!」


情境三:採購向供應商追某個問題的回覆
A:Hi Kim, It's been a while. Any feedback?
B:Hi Kim, It's been a week since our last discussion. I would like to know opinion from your team and understand the work around. This is urgent, please reply asap. Thanks.

很多人的溝通方式都像 A,簡單直接,但可能會給對方有一種被冒犯的感覺,尤其是你並不是對方主管,更不適合用這樣的語氣,其實連主管都應該避免。

  • E-mail 與電話

打電話則是另一個問題。現在很習慣 E-mail 或通訊軟體聯繫,通常我會先禮貌性地詢問,或告知對方有電話討論的必要性,再打電話過去。

我:「 Hi Sam, 現在方便嗎?我有個產品規格的問題,文字不太好說明,想跟你電話討論。」

如果是內容很長的 E-mail,我通常都會搭配打電話。解釋想法,澄清疑慮,減少誤會。

3. 時間管理與工作設定

遠距工作最大的好處就是彈性,但有時會產生反效果,拉長工作時數,造成壓力或緊張。例如家人或朋友的事件打亂工作節奏,影響到工作效率;也有可能想說吃完晚餐,跟同事打電話討論兩三件事情就好。一不注意就多工作了 1~2 個小時。

為了解決這個問題,我每天早上跟下午各收一次 E-mail,回覆重要信件或交代工作,其他時間不看信。除了必要的會議,每周都要有 2~3 個時段(每次約 2~3 個小時)完全空白,專心處理重要事情。

我也會建議團隊成員這樣安排工作。甚至要求大家把相同時段空下來,幫助大家專注於工作,專注於團隊交流。

每個人的時間都很珍貴,幫助他完成工作、建立連結,工作效率就會增加,團隊也就容易有凝聚力。

結語

其實越想在家工作,那麼就更應該要展現出在家工作的確有更好的效率。畢竟兩年過去,如果員工在家更有效率,企業何必搬石頭砸自己的腳,叫大家回辦公室呢?

核稿編輯:陳涵書

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